“Value-Driven Intranets” og Gerry McGovern

På Intranettverkets frokostseminar torsdag 28.januar var Gerry McGovern invitert til å snakke om “Value-Driven Intranets”. Essensen i foredraget var om hvordan man kan oppnå forståelse og støtte hos ledelsen for at kontinuerlig arbeid med intranett er viktig, både for økt effektivitet og lønnsomhet i bedriften.

Vi oppsummerer de viktigste punktene her til dere som ikke hadde anledning til å delta.

1. Få ledelsens oppmerkshomhet ved å presentere tall og fakta

Intranettet er en viktig ressurs for produktivitet og effektivitet. Brukt på riktig måte skal intranettet være et nyttig arbeidsverktøy der du finner alt du trenger i arbeidshverdagen din på en enkel måte. Men for at intranettet skal fungere optimalt trenger det kontinuerlig arbeid og forbedring. Tid, budsjett og interne ressurser er essensielt, og det er her ledelsen må være med på laget. Den beste måten å få medhør på er å presentere tall og fakta. – Hvor mye tid sparer x antall ansatte pr dag på intranettet dersom informasjonen ligger lett tilgjengelig? Hvor mye koster det bedriften at hver ansatt leter i gjennomsnitt 3 minutter etter reiseregningsskjemaet hver uke om man er 5000 ansatte?

2. Ranger brukernes viktigste oppgaver på intranettet

For at et intranett skal være nyttig så må det være oppgavefokusert. Og for å få dette til må vi vite hva som er brukernes viktigste oppgaver når de er på intranettet. Dette kan du gjøre ved å først intervjue brukere for å identifisere hva slags oppgaver de skal utføre hver dag. Strukturer og konkretiser så disse oppgavene inn i et skjema der du ber de ansatte selv rangere hva som er de viktigste oppgavene deres. Dette gir deg en systematisk og kontrollert oversikt over hva brukerne selv mener er det de trenger på intranettet.

3. Prioriter de 10 viktigste oppgavene på forsiden

De ti høyest rangerte oppgavene er de som bør få størst fokus og være enklest å nå frem til fra forsiden. Plassering og prioritering gjør du ut i fra viktighet og oppgavetype. Noen oppgaver kan få sentral plassering i innholdsfeltet, mens andre kan ligge lett tilgjengelig fra menyen.

Eirik Hafver Rønjum viste oss hvordan Pfizer Sverige har plassert sine viktigste oppgaver på sitt nye intranett:

Hos Pfizer var det å finne “Blanketter och mallar”, “Forsäljingsdata” og “Hitta kollegor” rangert som de tre viktigste oppgavene og alle disse har fått en sentral plassering på forsiden.

4. Aksepter at noe blir vanskeligere å finne

Ved å gi bort den beste plasseringen til de viktigste oppgavene gjør man det også vanskeligere å finne annet innhold som ikke blir rangert som like viktig av brukerne. Dette er et valg du må ta. Dersom det er vanskelig, så vit at om du forsøker å gjøre alt innholdet lett å finne ender du garantert opp med å gjøre alt mye vanskeligere, mer komplisert, frustrerende og tidskrevende for de ansatte.

5. Svelg egoet ditt

Det kan være hardt å innse at det du trodde var mest betydningsfullt på intranettet ikke var viktig for brukerne i det hele tatt. Jobber du i en kommunikasjons- eller informasjonsavdeling der jobben består i å publisere nyheter må du kanskje gå en ekstra runde med deg selv her.

Enda hardere kan det være å gå til sjefen og fortelle at “Nyheter fra ledelsen”, “Direktørens spalte” etc må vike plass for møteromsbooking og lunsjmeny.

Husk her at du, sjefen og avdelingen har klare tall og undersøkelser som forteller dere hva brukerne selv vil ha. Stol på tallene, bruk dem riktig og du vil øke produktiviteten på intranettet ditt.

6. Test, test og test igjen

Et intranett blir aldri ferdig, og det kan aldri bli perfekt. Men det kan alltid bli bedre. Ditt beste verktøy er å teste og måle kontinuerlig. – Finner brukerne det de leter etter? Hvor lang tid bruker de? Hvor mange gir opp?

Er det for vanskelig å finne noe eller det tar for lang tid, så må du gjøre endringer. Flytte innhold, prioritere opp eller ned annet innhold er vurderinger som må tas ofte. – Ikke bare når dere skal lansere nytt intranett hvert 10. år!

7. Bruk tid på innholdet ditt

Innholdet på intranettet og fokus på kvalitetstekster er like viktig som at strukturen og arkitekturen gjør det lett å finne frem. Bruker du tid på innholdet sparer du samtidig tiden til de som skal lese det. Om du derimot bruker 10 minutter på en artikkel, kan det være at de ansatte bruker lang tid på å forstå og tolke teksten riktig. Denne tidsbruken står ikke i noen budsjetter, men kan være en brutal tidstyv for selskapet.

Om du derimot bruker en time til å skrive en godt formulert tekst, med presise og klare meldinger, vil tiden de ansatte bruker på å lese reduseres. Mindre tid brukt på intranettet vil si økt produktivitet og lønnsomhet for bedriften. Det er her verdien ligger!

8. Puss brilleglassene og finn gullet

Innse det: – Intranettet i din bedrift kan være en gullgruve behandlet som en kullgruve. Din viktigste oppgave nå er å få nok tid og stort nok budsjett til å sikre de ansatte i din bedrift en enklere arbeidshverdag. Den eneste måten å gjøre dette på er å få ledelsen til å se verdien intranettet kan gi selskapet og bla opp lommeboka. Lykke til!

Du kan se hele foredraget til Gerry på slideshare.

…….

Vil du vite mer om Gerry McGovern og hans tanker rundt intranett eller internett så kan du lese mer om Customer Carewords som han gjør i samarbeid med NetLife Research. Vi arrangerer også Masterclasskurs med Gerry McGovern med ulikt innhold. Ta kontakt med Eirik Hafver Rønjum for mer informasjon.

Frokostseminaret 28.januar ble arrangert i regi av Intranettverket. Intranettverket er et forum for alle som jobber med intranett. Medlemsskap her er foreløpig gratis og består pr. februar 2010 av over 170 medlemmer. Som medlem får du tilgang til alle frokostseminarer og får delta fritt på vårt nettbaserte forum. Vil du bli med i Intranettverket kan du sende en e-post til intranett@netliferesearch.com så sender vi deg en invitasjon.

Neste frokostseminar er den 14.april: Case og Inspirasjon på Bjørvika konferansesenter i Oslo.